Dit moet je weten over elektronisch factureren aan de overheid

E-factureren is de toekomst: het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt ondernemers en overheden administratie én kosten. De Rijksoverheid is daarom per 1 januari 2017 overgestapt op e-factureren. Vanaf nu zijn leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten een e-factuur aan te leveren.

 Waarom deze verplichtstelling?

Ieder jaar versturen bedrijven binnen Nederland miljoenen facturen per post of als pdf via e-mail naar de (Rijks)overheid. De handmatige verwerking daarvan kost veel tijd en geld voor bedrijven en overheden. Elektronisch factureren (e-factureren) is de toekomst met voordelen voor zowel factuurverzenders als -ontvangers. De Rijksoverheid stelt e-factureren verplicht in de inkoopvoorwaarden bij nieuwe overeenkomsten met leveranciers per 1 januari 2017. Deze verplichting is in samenwerking met het bedrijfsleven opgesteld. Leveranciers die reeds vóór 1 januari 2017 een overeenkomst zijn aangegaan vallen niet onder de verplichting. Zij kunnen vrijwillig overstappen op e-factureren in overleg met hun opdrachtgever.

Wat verstaat de Rijksoverheid onder een e-factuur?

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand (geen pdf) waarbij de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met specifieke codering in het bestand staan. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden aangemaakt en automatisch worden verwerkt in het andere systeem.

Een e-factuur naar de overheid versturen

Je kunt op de volgende drie manieren een e-factuur naar de Rijksoverheid sturen:

  • Vanuit Digipoort
  • Via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid
  • Via Simplerinvoicing vanuit eigen boekhoudsoftware